Hány ígéretes érdeklődő marad válasz nélkül, miközben az értékesítők adatokat másolnak és emlékeztetőket írnak?
Az ügyfélkezelő rendszer összekapcsolása a napi munkához használt alkalmazásokkal, valamint a programozás nélküli automatizálás leveheti a kézi adatátadás és a feladatkiosztás terhét a csapatról. A Nortinia AI szerepét pedig ott érdemes megvizsgálni, ahol szövegek értelmezése, összefoglalása vagy megkeresések előkészítése segítheti az értékesítőt.
A cél nem az, hogy minden ügyfélkapcsolatot gép kezeljen. Hanem az, hogy kevesebb érdeklődő vesszen el, és egyértelmű legyen a következő teendő.
Az értékesítési folyamat automatizálása szakaszonként
Először azt nézzétek meg, hol akad el rendszeresen a munka. Más megoldás kell az új érdeklődők feldolgozásához, mint az elküldött ajánlatok utánkövetéséhez.
Érdeklődők keresése és fogadása
Új lehetséges ügyfelek keresésénél előbb rögzítsétek az ideális ügyfél jellemzőit és az elfogadható adatforrásokat. A keresés támogatása csak akkor hasznos, ha a találatok valóban illenek a kínálathoz, és az adatok felhasználása jogszerű.
A beérkező érdeklődéseknél ilyen folyamatot érdemes tervezni:
- Az űrlapról érkező adatok kerüljenek az ügyfélkezelő rendszerbe.
- Legyen kijelölt felelős és következő teendő.
- A hiányos vagy bizonytalan adatok kerüljenek emberi ellenőrzésre.
Rangsorolás és személyre szabott megkeresés
Az érdeklődők pontozása segíthet a sorrend kialakításában, ha a szabályok üzletileg indokolhatók. Szempont lehet például az igény illeszkedése, az érdeklődés tartalma és a tervezett döntés időpontja.
A Nortinia AI használatával előkészített megkeresés alapja ellenőrzött információ legyen. A személyre szabás ne kitalált igényekből álljon: az értékesítő nézze át, hogy az üzenet valóban az adott ügyfél helyzetére válaszol-e.
Ajánlat és utánkövetés
Az ajánlat elküldése után indulhat emlékeztető, feladat vagy jóváhagyásra váró üzenettervezet. A folyamat álljon le vagy változzon meg, ha az ügyfél válaszol, különben az automatizálás figyelmetlennek mutathatja a csapatot.
Ügyfélkezelő-integrációk: mit hasonlítsatok össze?
Az eszközök összehasonlítását ne a leghosszabb funkciólista döntse el. Az számít, hogy a megoldás illeszkedik-e a csapat tényleges munkájához.
Vizsgáljátok meg ezeket a képességeket:
- Adatkapcsolatok: összeköthető-e a meglévő ügyfélkezelő, levelezés és űrlapkezelő?
- Adatkezelés: hogyan kezeli a hiányzó adatokat és az ismétlődő bejegyzéseket?
- Emberi jóváhagyás: ellenőrizhetők-e a megkeresések kiküldés előtt?
- Átláthatóság: látszik-e, milyen esemény indított el egy feladatot?
- Hibakezelés: kap-e értesítést a felelős, ha egy lépés nem fut le?
A programozás nélküli automatizálás választásakor azt is ellenőrizzétek, hogy egy értékesítési vezető tudja-e módosítani a folyamatot, vagy minden változtatáshoz külső segítség szükséges.
Gyakorlati tipp: rajzoljátok le az útvonalat az érdeklődés beérkezésétől a következő ügyfélkapcsolatig. Minden lépés mellé írjátok oda a felelőst és az elvárt eredményt; csak ezután válasszatok eszközt.
Bevezetés és megtérülés: előbb mérjetek, aztán bővítsetek
Az értékesítés automatizálása Nortinia AI-val akkor értékelhető érdemben, ha a bevezetés előtt ismeritek a jelenlegi működést. Kezdjetek egy jól körülhatárolt folyamattal, például a beérkező érdeklődések kiosztásával.
Rögzítsétek az első válaszig eltelt időt, az elmaradt utánkövetéseket, az adminisztrációra fordított munkaidőt és a következő értékesítési szakaszba jutó érdeklődők arányát. Az eredményeket azonos feltételek mellett hasonlítsátok össze.
A megtérülés vizsgálatánál az előfizetés mellett a beállítás, az oktatás, a karbantartás és az ellenőrzés ráfordítása is számít. Ne csak a megspórolt időt nézzétek: azt is, hogy javult-e az ügyfélkezelés minősége.
A legfontosabb tanulságok
- Valós elakadásból induljatok ki, ne egy látványos funkcióból.
- Az adatkapcsolatokat és a hibakezelést működés közben ellenőrizzétek.
- A személyes megkeresésekhez maradjon emberi kontroll.
- A bővítésről mért eredmények alapján döntsetek.
Ha holnaptól megszűnne egy visszatérő adminisztratív feladat, melyik felszabaduló ügyfélbeszélgetés hozná a legtöbb értéket a csapatotoknak?